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O Programa 5S na Informática e na Internet

Terça-feira, Janeiro 8th, 2008

Ilan Chamovitz

Durante a implantação do Programa 5S, paramos para pensar no ambiente em que trabalhamos no qual, muitas vezes, estamos durante a maior parte do tempo, diariamente. Imagine o seguinte cenário: A empresa, adiantada no programa, está mudada. Nas mesas dos funcionários existe apenas o necessário. Os colegas se comportam diferente, agora estão mais organizados, roupas limpas, sorriso estampado nas faces. Estão mais felizes e procuram manter toda a arrumação. Falta algo?

O próximo passo é a aplicação do programa na Tecnologia da Informação. Então pensei em algumas dicas para estender os conceitos à Informática e à Internet. São idéias que não esgotam as possibilidades, mas servem como passo inicial:

Nos computadores pessoais

1. Descarte:
· Seu computador está com arquivos que você não utiliza há mais de 2 anos?
2. Organização:
· Os arquivos estão separados em pastas?
· Os arquivos que mais usa estão com atalhos na área de trabalho (Desktop)?
· Você precisa abrir a pasta, abrir a outra e novamente mais uma para encontrar o arquivo?
· Se já separa arquivos em pastas, procurou padronizar os nomes ou ainda coloca nomes do tipo “teste”, “a1”, “arquivos”, “documento”, “pasta1” ?
· E o nome dos arquivos? Você padroniza o nome? Consegue identificar o conteúdo do arquivo sem abrí-lo?
· O mesmo arquivo tem várias versões? Você diferencia as versões com um número? (versão1, versão2, etc.)
3. Limpeza
· Seu computador é limpo diariamente ou tem poeira, cabelos, pedaços de papel?
· E os programas? São legais, comprados? Utiliza anti-vírus e dispositivos de segurança ?
4. Higiene:
· Você fuma perto do equipamento?
· Toma café e tecla enquanto come?
· Aquela mão gordurosa que apaga a numeração do teclado?
5. Manutenção:
· Você recebe orientação de especialistas para manter os programas e arquivos?
· Faz cópias de segurança? Em mídia segura ou usa qualquer mídia? (aquela que dá problema de leitura justamente quando você precisar)
· Deixa as cópias de segurança em local seguro?
· Consegue manter a ordem e limpeza no seu disco rígido, apagando os arquivos desnecessários?

Na Internet
Muitos conceitos podem ser aplicados nos computadores pessoais e, também na Internet. Quem trabalha em empresas e oferece a clientes e parceiros acesso a informações via Web, precisa parar e alinhar o seu website à filosofia dos 5s. Ou seja:
· Uma página na Internet deve conter informações importantes ao público alvo. Apague ou esconda as informações obsoletas ou erradas.
· Procure navegar apenas em websites confiáveis.
· O visual da página deve ser agradável para os videntes e para usuários com necessidades especiais. A mesma deve ser fácil de ser explorada. A localização de uma informação deve levar o mínimo de tempo. A informação deve estar organizada por assunto ou/e por público alvo, incluindo os deficientes visuais e auditivos, ao se utilizar filmes e fotos.
· O website deve estar hospedado em servidor robusto e mantido por profissionais competentes, em empresas que valorizem a informação, providenciando as cópias de segurança e oferecendo o suporte necessário.

Como vimos, os 5s podem e devem ser expandidos para a área de tecnologia. Com o aumento da produção de computadores e a redução dos preços de equipamentos e da conexão, mais e mais pessoas utilizam a Internet, que comporta cada vez mais informação.

Conclusão
É importante que as organizações saibam utilizar as informações disponíveis para transformá-las em conhecimento, aplicando-as conforme as necessidades. Ao adotar o Programa 5S, os usuários da Tecnologia da Informação passam a usufruir os benefícios que já conseguiram ao aplicarem a técnica no seu dia-a-dia.

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Para citar este artigo:
CHAMOVITZ, Ilan. O programa 5S na Informática e na Internet. Desenvolvido durante o curso online do Sebrae: D-Olho na Qualidade: 5Ss para os pequenos negócios, turma 11, Janeiro de 2008. Disponível em http://api.adm.br/5SnaInformatica.pdf

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