O custo da (não-) Governança da Informação, em tempos de BigData

Ilan Chamovitz, D.Sc.

Estamos em um momento de transição. Aos poucos, muitos executivos vêm descobrindo o que para vários profissionais de TI já é uma realidade: A forma de lidar com dados mudou. Se antes precisavam estimar a quantidade de dados que seriam processados, atualmente têm a certeza de que necessitam lidar com BigData, precisam considerar uma grande quantidade de dados. Porém, qual é “a quantidade de dados do BigData”? Muito difícil estimar, provavelmente impossível! Sabe-se que são muitos dados, de origem diversa, fontes diferentes de produção e de atualização, e esta última ocorre em alta velocidade, com grande frequência. Sabe-se, também, que esta quantidade e diversidade de dados demanda processamento: Técnicas, procedimentos e tecnologias para oferecer este serviço. Sim, pois Informação, para mim, é serviço, ou seja, INFORMAÇÃO SERVE PARA ALGO, e neste caso serve para facilitar, agilizar ou otimizar a tomada de decisão.

Em 2011, Barclay T. Blair publicou o artigo Justifying Investments in Information Governance que apontava o grande erro em nao investir em Governança da Informação e o consequente custo de não se evoluir. Barclay define a Governança da Informação como “uma evolução das práticas de gerenciamento de registros” (tradução nossa). O desenvolvimento das tecnologias e a inovação em pesquisa e indexação de registro ampliaram a responsabilidade de diversas organizações que, além de cuidar dos dados, passaram a realizar a Gestão da Informação. Se a Governança da Informação visa ajudar organizações a maximizar o valor da informação, minimizar riscos e custos, consequentemente deixar de investir em Governança da Informação implica em em custo bem elevado. Blair (2011) relaciona alguns deles, que descrevo resumidamente:

• Os custos de gerenciamento de armazenamento. O armazenamento é barato, mas o custo de gestão da informação considerando todo o seu ciclo de vida não é. Pensemos, por exemplo em processos intermediários para manter a informação durante seu ciclo: fatores como a migração, a interrupção, desempenho, governança da informação, meio ambiente, proteção de dados, manutenção e pessoal tornam os custos mais complexos do que aparentam.

• Custos de E-Discovery. Quanto maior o volume de informação mantida e desnecessária, desatualizada e irrelevantes em sua organização, mais elevados será o custo para encontrar, revisar e produzir informação. Isso sem falar nos riscos jurídicos em se disseminar informação desatualizada ou impertinente.

• Os custos de oportunidade. A Governança da Informação oferece oportunidade para prestar um melhor serviço ao usuário, reduzir o tempo de espera por informação.

• Custos ambiente de TI. Deixar de investir em Governança a Informação torna mais difícil e cara a migração para tecnologias mais modernas. As informações de ambiente, quando organizadas, podem reduzir o desgaste com migrações e atualizações, permitindo maior foco no negócio e no valor da informação, facilitando a tomada de decisão para investir melhor em TI.

• A gestão de riscos. Sem uma abordagem inteligente para Governança da Informação, a gestão de riscos pode ficar comprometida, implicando em mais custo ou na dificultade de entrega de valor.

. Produtividade. Ao se deixar a Governança da Informação em segundo plano, acontece a sobrecarga para alguns trabalhadores que lidam com muita informação . Por exemplo, o gerenciamento de e-mail como uma ferramenta de negócios precisa de procedimentos que facilitem a gestão. Muitas empresas acabam desenvolvendo ou comprando sistemas ou serviço que permitem lidar com a sobrecarga de informação.

Conclusão

Criar um plano para investir em Governança da Informação exige um esforço de integração trans-multi-disciplinar. A avaliação dos dados envolvidos na Governança de Informação deve permitir políticas de retenção racionais baseadas em relevância dos dados, idade e tema, provavelmente reduzindo o seu investimento em armazenamento. Deve-se considerar, entre outros aspectos, a experiência do CIO com os dados, os aumentos previstos na quantidade de dados a serem armazenados e novas demandas para pesquisa e rastreamento. Estes são alguns exemplos para se evoluir. Uma boa opção para reduzir o alto risco que se corre ao não se investir em Governança da Informação.


Referência:

Blair, Barclay T. (2011). Essays in Information Governance (and more). Justifying Investments in Information Governance. http://barclaytblair.com/2011/07/11/justifying-investments-in-information-governance Acesso em Julho, 2014.